多元研会議室・装置等予約システムについて

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はじめに

多元研会議室・装置等予約システムは、多元研の会議室・共通機器等の予約をウェブ管理するシステムを提供するサービスです
多元研ネットワークに繋いでいる機器から予約の登録、確認、削除を行うことができます（所外からはアクセスできません）
以下のURLで会議室・装置等の予約状況を所内公開します(xxx部分が部屋毎に異なります)

https://www2.tagen.tohoku.ac.jp/private/service/reserve_room/index.php?name=xxx

会議室以外に装置予約など、本システムの仕組みで運用上問題ないモノも利用可能です。
予約システムの運営・管理は本システム利用申請を行った管理者が行います。
システムの不具合、改善依頼などは、管理者を通して広報情報室までご連絡ください。

利用環境

多元研ネットワークに接続していること
GoogleChrome, Firefox, safari最新版
ブラウザのJavaScript使用を許可していること

使い方

利用ユーザ

予約状況を確認します
ページ下部の「新規登録する」より予約を行う

登録した予約の削除はこのとき設定した削除用パスワードがないと行えません。

登録ボタンを押し、予約を確定し、カレンダーに反映されたことを確認する
ページ上部に表示された削除用パスワードをメモする

削除する場合は、「予定を削除する」より予約日程を選択し、削除用パスワードを入れて「削除」を押してください

管理者

利用ユーザ自身で予約登録・削除を行えますので、日々の予約の管理を行う必要はありませんが、以下の場合は管理者が作業を行う必要があります。

多元研予約システム利用申請を提出する

申請に基づき、多元研予約システムに対象の部屋・装置を登録します。管理者に管理者画面のIDおよびパスワードを通知しますので、管理者画面より利用規則等の初期設定を行ってください。

ユーザが削除用パスワードを忘れた場合

→管理者メニューで削除用パスワードを確認し、ユーザに通知してください。管理者メニューより削除することも可能です。

利用規則等の文章を追加、編集する場合

予約ページには最大３つの文章を載せることができます。この文章は管理者メニューから編集することができます

会議室の追加・変更・削除

追加・変更・削除届けを提出してください。

上記に該当せず、システムの不具合と思われる場合は広報情報室（内線5835）までご連絡ください。いたずら、不正アクセスなどの問題が生じた場合は必ず広報情報室までご報告ください。

Q＆A

Q1.予約を削除したいが削除用パスワードを忘れてしまった

A1.会議室の管理者に連絡を取り、削除用パスワードを教えてもらうか削除を依頼してください

Q2.開始日時、終了日時を押しても日付選択画面が出ない

A2.推奨環境ブラウザを使用しても問題が解決しない場合は、別のブラウザを使って見てください

Q3.「お使いの環境はJavascriptが無効になっているかー」の表示が出て、カレンダーが表示されない

A3.ブラウザのJavaScriptを有効にしてください。有効にする方法はご使用のブラウザによって異なります。もしくは別のブラウザをご利用ください

申請の前に

予約システムの開始には利用申請が必要です。

所内ネットワークからのみ予約状況の確認・登録・変更ができる
予約者本人が予定の削除ができる
運用中のデータ（紙で入力されている予定など）を移行する作業者が手配できる
主にその会議室を利用しているユーザ間でウェブ化の合意がとれている

など、運用上支障がないことを確認した上で申請を行ってください

申請方法

下記の申請様式に入力してメールでご連絡ください。

宛先：net-apply-tagen@grp.tohoku.ac.jp

件名：多元研会議室・装置等予約システム申請

本文：
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種別：新規／追加／変更／削除 *該当するもの以外を消してください
申請者（兼管理者）氏名：
申請者（兼管理者）メールアドレス：
申請者（兼管理者）内線：
会議室・装置名：*建物名、階数、部屋番号、名称等を入力してください
希望URL：*URLのxxxに当たる部分。半角英数字のみご使用いただけます。
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